Access与Office其他成员轻松交流数据

　　Access是Office组件的重要成员其主要功能是数据库的管理和应用由于其普及率和易用性都不及其他成员所以大家常常会觉得Access的操作不太方便比如在Access的表中要想在中间插入一条记录就比较困难而在Word表格和Excel的工作表中要做同样的操作则易如反掌再比如当我们在Access的表中重复输入相同或有一定规律的字段内容时就自然会联想到Excel的复制和自动填充功能但Access却无能为力显然如果我们能够实现Access与Office组件其他成员之间进行数据交流就能够让这些成员为Access服务从而达到取长补短提高工作效率的目的

　　在Word中打开Access表查询项

　　如果想把Access中的表或者查询转换成为Word中能够读取的文件格式以便利用Word进行处理可以采用以下三种方式

　　． 利用剪贴板

　　在Access中打开要转换的表或者查询项将鼠标指针拖过所选记录的行选择器（在窗口的最左端当鼠标置于其上时鼠标指针会变成向右方向的箭头）可以选择一组记录将鼠标指针拖过所选字段的字段选择器（在窗口的最上端当鼠标置于其上时鼠标指针会变成向下方向的箭头）可以选择一组字段当用鼠标单击左上角的字段选择器和行选择器的交叉处时可选中所有记录或者说是选中所有字段进行上述三种情况之一的选择以后再单击工具栏上的复制按钮将所选内容复制到剪贴板中如图所示随后再打开Word单击工具栏上的粘贴按钮即可将Access中表或者查询项复制成Word中的表格如果你觉得被复制进来的深色底纹表头影响视觉效果可以选中该行后执行格式菜单下的边框和底纹命令按下底纹标签按钮选择无填充色

　　． 导出为RTF文件

　　在Access中打开要转换的表或者查询执行文件菜单下的导出命令将保存类型指定为Rich Text Format在Word中执行文件菜单下的打开命令或者直接按下工具栏上的打开按钮在随后弹出的打开对话框中单击文件类型旁边的下拉列表将其指定为RTF格式找到前面保存的RTF文件双击即可打开

　　． 直接插入数据库

　　在Word中单击视图菜单下的工具栏然后将数据库一项选中（或者将鼠标置于Word窗口的菜单栏或工具栏上右击在弹出的快捷菜单中选中数据库一项）这时要在Word中打开Access的表或者查询项就可以单击新增加出来的数据库工具栏上的插入数据库按钮在随后打开的数据库对话框中按下获取数据标签按钮将文件类型指定为MS Access数据库选中一个数据库文件中的表或者查询再单击插入数据标签按钮

　　图 复制表格

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