[Access 2000 教程]第五课:用表向导建立表

表向导简介
　　从这一课开始，我们要学习表的建立了。

　　其实表就是数据库中用来存放数据的场所。就像有很多人在操场上站队，这个队伍非常整齐，有一定数目的行和列，队列中的每个人，都在一定的行列位置上。当我们想叫某个人的时候，不用知道他的名字，只需要喊“第几行第几列的，出列”，这个人就会站出队伍。现在将这个队伍中的人换成数据，就构成了数据库中的“表”。

　　这些“表”都有一些共同的特性，一是表中可以存储数据，二是这些数据在表中都有很规则的行列位置。Access中的“表”和平常见的很多纸上的表格很像。

　　其实各种数据在计算机中是按照串的方式存放的。只是现在Access将这些数据读取出来以后，按照通常所接触的纸上表格那种行列方式将它们显示在屏幕上。这比较适合我们的生活习惯，对数据进行操作也比较容易，所以把它称为“表”，它可是数据库中最基本、最重要的一个部分。所以要想建立一个数据库，必须先要掌握建立表的方法。

　　建立一个表是很容易的。而且在Access中更是提供了几种方法来建立一个表。这些方法都很简单，也很实用。其中最简单的方法就是使用“表向导”来建立表了。

　　在Access中不光有表向导，还有查询向导、窗体向导、报表向导和页向导等。这些向导能在不同的工作中帮我们忙。现在我们就先用向导建立一个表。
 

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什么是字段、记录和值?
 
　　在讲向导之前，先要知道几个概念。在数据库中，对表的行和列都有特殊的叫法，每一列叫做一个“字段”。每个字段包含某一专题的信息。就像“通讯录”数据库中，“姓名”、“联系电话”这些都是表中所有行共有的属性，所以把这些列称为“姓名”字段和“联系电话”字段。

　　我们把表中的每一行叫做一个“记录”，每一个记录包含这行中的所有信息，就像在通讯录数据库中某个人全部的信息，但记录在数据库中并没有专门的记录名，常常用它所在的行数表示这是第几个记录。

 

　　在数据库中存放在表行列交叉处的数据叫做“值”，它是数据库中最基本的存储单元，它的位置要由这个表中的记录和字段来定义。在通讯录的表中就可以看到第一个记录与“单位”字段交叉处的值就是“中国人民银行上海分行”。“王岚”所在的记录和“电话”的这个字段交叉位置上的“值”就是“0551-7238321”。
 

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如何启动表向导
　　要建立表，首先必须要有一个数据库。现在建立一个空数据库叫做“客户订单数据库”，当我们把Access学完以后，这个“客户订单”数据库也建好了。

　　空数据库建好后就开始创建表。首先要在数据库窗口的对象列表中单击“表”这一项，将数据库的操作对象切换到“表”上，这样所做的工作才是针对表的操作，也才能在数据库中创建一个表。

　　“表”这个选项凹陷了下去，表示它已经被选中了。然后就可以启动表向导了，把鼠标移动到数据库窗口右边的“创建方法和已有对象列表”列表框中，双击“使用向导创建表”。启动表向导后，屏幕中央出现“表向导”对话框。

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怎样选择新表中的字段
　　在“表向导”对话框中，我们要在“示例表”列表选择表名，然后在表的“示例字段”字段中选择相应的字段，再将这些选中的字段组成一个新的表。

　　先来做一个关于客户记录的表，用来记录一个公司有哪些客户及他们的地址、联系电话、负责人等信息。首先选择要创建的表是个人用的还是商务用的，可以看出所需要的这个表是用于商务的，那就单击“商务”选择按钮。在选择“商务”用户类型后，在“示例表”和“示例字段”这两个列表框中的选项都有变化。因为个人的要求和一个公司商务上的要求肯定是不一样的，所以他们所需要的表包含的字段内容也是不一样的。

　　现在要在“示例表”列表框中看看有没有和要建立的表相类似的表，有些选项没法看见，可以上下拖动“示例表”列表框右侧的滚动条，看到列表框中的全部内容，把鼠标移动到“示例表”列表框中，单击“客户”选项。将这个表对应的“示例字段”列表框中所需要的字段选到“新表中的的字段”列表框中去。“公司名称”、“联系人”、“记帐地址”、“城市”这些选项都是所需要的。首先将鼠标移动到示例字段选项上，单击它，再单击“示例字段”列表框和“新表中的字段”列表框中间的“>”按钮，选中的示例字段就添加到“新表中的字段”列表框中了，重复这个操作可以把所需的所有字段都添加进来。

 

　　如果不需要“新表中的字段”列表框中的某个字段了，在这个列表框中选中它，单击按钮“<”，就将它从新字段中删除了。单击“>>”按钮可以将“示例字段”列表框中的所有字段值都添加到“新表的字段”列表框中，而“<<”按钮则可以将“新表的字段”列表框中的所有字段值都取消。
 

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怎样在表向导中修改字段名
　　如果觉着示例字段的名字不太合适，也可以修改一下。在“新表中的字段”列表框下面有个“重命名字段...”按钮，用它可以修改字段名。比如想把字段“联系人名字”改成“联系人姓名”，只要在“新表中的字段”列表框中单击“联系人名字”字段，单击“重命名字段...”按钮，这时弹出“重命名字段”对话框，将鼠标移动到“联系人名字”上，单击鼠标左键，这个文本框中会出现一个闪动的光标，将“联系人名字”删除，并在文本框中输入“联系人姓名”，再单击对话框上的“确定”按钮，就可以将字段名从“联系人名字”改成“联系人姓名”了。

　　用同样的方法把“记帐地址”改成“开户行”，把“客户ID”改成“序号”，这下该改的都改完了。现在这个表需要的字段已经有了，单击“下一步”按钮。

　　这一步要给表指定名字，把名字改成“客户资料表”，选择“是，设置一个主键”，关于主键的问题课后的补充有完整的介绍，单击“下一步”按钮。表向导又给我们提了一个问题“请选择表创建完之后的动作”。表建好之后，如果想马上把数据输入到表中，就选择第二项“直接向表中输入数据”，之后单击“完成”按钮，结束用向导创建表的过程。这样，一个表就建好了。
 

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怎样在表中跳转？

　　现在出现的表格就是刚才利用表向导创建的新表“客户资料表”，在这个表窗口中，最上面的状态栏显示了这个表的名称。状态栏下面是表中各个字段的字段名，下面的空行中可以输入新的记录，以后要把数据都输入到这个表里。把空表和有数据的表进行比较，就很容易看出数据在表中是如何放置的了。

 

　　窗口左下角的几个按钮及其中间的文本框都是用来控制表中当前操作的记录。“>”按钮表示移动到下一条记录，“<”按钮表示移动到上一条记录，“>|”按钮表示跳到最后一条记录，“|<”按钮则表示跳到第一条记录，而“>*”按钮表示在这个表中新插入一个记录。这样只要单击这些按钮就可以进行相应的记录跳转了。单击按钮的时候，在“>”和“<”按钮之间的文本框中的数字有变化，它列出了当前记录在表中的行数，而且框里的数字还可以直接修改。把鼠标移动到文本框上，单击鼠标左键，就可以用键盘上的“Delete”键删去原来的数字，输入新的数字，按“回车键”就可以直接跳转到相应的记录上去了。比如输入“6”并按“回车键”，就会跳转到表中第六行的记录上。在表中，只能对当前的记录进行删除、修改等操作。当需要对表中的另一条记录中的值进行编辑的时候，首先要将当前的记录转换到那条记录上去。 
 

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什么是主键？
　　在数据库中，常常不只是一个表，这些表之间也不是相互独立的。不同的表之间需要建立一种关系，才能将它们的数据相互沟通。而在这个沟通过程中，就需要表中有一个字段作为标志，不同的记录对应的字段取值不能相同，也不能是空白的。通过这个字段中不同的值可以区别各条记录。就像我们区别不同的人，每个人都有名字，但它却不能作为主键，因为人名很容易出现重复，而身份证号是每个人都不同的，所以可以根据它来区别不同的人。数据库的表中作为主键的字段就要像人的身份证号一样，必须是每个记录的值都不同，这样才能根据主键的值来确定不同的记录。  
 

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